soirée en boite de nuit

Organiser une soirée étudiante: Mode d’emploi

Plusieurs étapes de l’organisation d’une soirée étudiante sont très importantes pour qu’il n’y ai pas d’encombres (ou du moins avec le moins possible). Faut-il encore connaître les connaître et comprendre leur importance. Voici les 5 parties essentielles de l’organisation d’une soirée…

Partie 1 : Trouvez un concept

Le thème de la soirée doit être fédérateur, évoquer la fête, motiver les étudiants. Si votre budget le permet, prévoyez des animations en étant imaginatif. Faites en sorte que celles-ci correspondent au thème et au type d’étudiant que vous voulez toucher.

Quelques idées de concept: bar à thème, buffet, soirée à thème dans une boite de nuit, soirée inter asso…

Partie 2 : Évitez de vous y prendre au dernier moment

Une soirée se prépare au MINIMUM un mois à l’avance. Fixez au plus tôt la date, de telle sorte qu’elle n’empiète ni sur des vacances ou partiels, ni sur des soirées concurrentes ou autres matchs de foot. Laissez-vous du temps pour démarcher les sponsors, bars, boites…

De nombreuses marques sont prêtes à vous aider, surtout si votre projet est susceptible d’attirer beaucoup de monde. En échange d’une mise en avant de leur logo sur les flyers, ils mettent à votre disposition des goodies, cadeaux ou autres produits.

Exemple de concept de soirée étudiante

Exemple de concept de soirée étudiante

Lorsque j’étais dans mon BDE en 3ème année de fac, nous avions organisé une soirée d’intégration dans un bar très proche de l’université. Il a fallut s’y prendre mi-Août pour pouvoir commencer à organiser la soirée. On peut penser que ce n’est pas grand chose car le bar s’occupe de tout, mais en réalité il y a la communication de la soirée (affiches, flyers, passage en amphi), l’estimation du nombre de personne, la mise en place de navettes, l’organisation d’un after etc.

Comme le bar était très proche, nous avions fait un convoi à pieds pour instaurer une ambiance avant la soirée. Toutes sortes d’idées peuvent être misent en place et elles ne nécessitent pas forcément d’argent !

Partie 3 : Trouvez un lieu

Le lieu devra convenir à la fois au concept de la soirée et au nombre de participants estimé.Selon le type de soirée, vous pouvez essayer de demander à votre chef d’établissement de vous prêter les locaux de l’école.

Si vous choisissez une salle des fêtes, assurez-vous qu’elle soit aménagée, située à proximité des transports en commun, avec bar mis à disposition par le propriétaire. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas vendre d’alcool par vous même !

Vous devez également prévoir la sono. Le plus simple étant de louer les services d’un DJ qui possède déjà le matériel nécessaire. Si jamais la soirée se déroule dans un bar ou une boite de nuit, la question ne se pose pas nécessairement.

En général, les boites de nuits sont de très bons clients pour les soirées étudiantes. Au-delà du cadre qui est déjà propice aux soirées, vous pouvez négocier les tarifs des boissons et de l’entrée. Cela permettra aux étudiants de payer moins cher les boissons et à votre association de renflouer les caisses pour d’autres événements.

concert armin va bureen

N’oubliez pas que vous pouvez contacter d’autres associations pour organiser des soirées inter asso ! Une des soirées phares que nous avions dans l’université étaient la « Student Clash ». Les organisateurs de soirées des boites de nuits s’appropriaient le concept pour le proposer aux étudiants. Beaucoup d’associations étudiantes étaient représentées, cela permettait de se faire connaître et de passer une bonne soirée !

Partie 4 : Les contrats

C’est le moment de signer des contrats : assurance, salle… Vous ne pourrez y échapper. Établissez un contrat avec le propriétaire du lieu choisi sur lequel seront spécifiées les responsabilités de chacun et la répartition des bénéfices. C’est la seule façon d’éviter toute mauvaise surprise.

signer un contrat

Faites attention aux boites de nuits ! si vous choisissez d’y organiser votre soirée, assurez-vous qu’elle respecte bien les accords que vous avez passés avec elle. Je vous donne un exemple concret: lorsque mon association était naissante et pas assez connue, nous avions dû courir après la boite où nous avions participé à une soirée étudiante afin de récupérer notre part.

La salle vous demandera un acompte, d’où l’importance de mettre en place des préventes. Assurez-vous également pour tout incident qui ne serait pas couvert par le contrat souscrit : il suffit d’une indigestion pour que votre responsabilité soit engagée. Enfin, prévoyez une équipe de surveillance, professionnelle ou non, indispensable pour empêcher tout débordement.

Partie 5 : Ne pas oublier les droits d’auteurs

Musique = Auteur(s) = Sacem. Vous devrez vous acquitter des droits d’auteur qui protègent toutes les œuvres musicales non tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l’auteur). Pour obtenir l’autorisation de diffusion, prenez contact avec la Sacem de votre région ou remplissez directement le formulaire de déclaration sur www.sacem.fr. Les forfaits sont établis en fonction de la superficie de la salle et du prix d’entrée fixé. Soyez malin, en réglant vos droits avant la soirée, vous bénéficierez d’une réduction de 20 %.

Concernant les boites de nuits et les bars, vous n’avez pas besoin de vous préoccuper de ces droits étant donné que vous êtes déjà dans une structure spécifique.


Une autre part importante de l’année université est le week-end d’intégration. Il faut comprendre les principes du wei et savoir comment l’organiser. J’en parle dans mon article sur comment organiser un week-end d’intégration ! 😉

Maintenant que vous avez toutes les clés nécessaires pour organiser votre soirée étudiante, il est maintenant temps d’agir ! Et n’oubliez pas de m’envoyer l’invitation 😀