equipe bleu wei 2014 parking

BDE: organiser votre week-end d’intégration !

Haaa la reprise … À la tristesse de quitter ses vacances bien méritées (ou à celle de s’éloigner du fastfood où l’on a travaillé les deux mois d’été) s’ajoute pour nous, responsables associatifs, le redoutable stress du renouvellement d’une nouvelle année d’animation.

Organiser un week-end d’intégration s’avère être un excellent moyen de faire naître des projets ambitieux et de s’intégrer pour les premières années, le tout dans une ambiance très conviviale.

Aussi bien pour une association thématique que pour une promotion de filière, les premiers événements déterminent souvent le niveau d’implication des associations sur toute l’année. L’organisation d’un week-end d’intégration bien pensé permet le déroulement de cette période dans les meilleures conditions. Une soirée permettra de finir les journées pleines d’activités dans une bonne ambiance.

En tant que président du BDE, j’ai eu la chance de pouvoir organiser le premier week-end d’intégration de mon département, à savoir celui des sciences. Je vais vous partager la ligne directrice à suivre et les erreurs à éviter lors de la préparation de ce week-end.

1. Premiers pas
Première étape, évidente mais pas toujours facile : constituer une équipe solide qui prend en charge cette question. Le plus important est d’avoir un socle de base constitué des personnes les plus motivés. Pour ma part nous étions 3 lorsque nous avions organisé le premier weekend d’intégration de notre département.

En fonction du week-end que vous voudrez organiser, l’équipe pourra avoir un travail titanesque à fournir, ou au contraire, elle pourra jouer les inspecteurs des travaux finis, ce qui n’est pas toujours une tâche à négliger. Tout dépend en fait des services rendus sur place par les responsables de la logistique d’un centre d’hébergement, ou encore des capacités de vos éventuels invités à animer une équipe.

« Pour l’animation de notre WEI, le bde comptait parmi ses membres des étudiants surmotivés à l’idée de passer un bon week-end. L’animation était donc présente. Selon les membres leur motivation divergera. C’est à vous de booster les moins impliqués afin d’animer votre week-end. »

4 équipe drapeaux amphi

Il s’agit ensuite de choisir son lieu de week-end. Attention : pensez à tout ! L’hébergement et la restauration, vous y penserez toujours, mais il faut également étudier les possibilités en matière de réunions, de sport, d’ateliers variés, de concerts, spectacles, soirées… Et l’indispensable, c’est aussi d’étudier l’infirmerie ou la pharmacie la plus proche, les villes à proximité pour les courses…

« Pour notre week-end, le camping nous avait proposé un pack avec un  tarif par personne. Ce pack comprenait l’hébergement, la location d’une salle de soirée, la sécurité, deux secouristes bénévoles (pour la soirée entre autre) et la privatisation du camping. Tous ces services existent séparément et sont trouvables un peu partout. A vous de négocier les tarifs et de trouver ce qu’il vous faut. »

Il est presque impératif de visiter les lieux avant le week-end avec chronométrages des trajets et simulation des catastrophes les plus plausibles. Après tout, vous êtes étudiants et vous avez de l’imagination ! Prévoyez enfin le mode de transport. Plus vous serez près de vos bases, moins cela sera cher, mais votre week-end marquera peut-être davantage les mémoires avec un épique voyage en car qui vous amènera vers une destination de rêve.

En tout cas, le coût du voyage n’est jamais négligeable sur un week-end, alors préoccupez-vous de cette question en avance, cela vous fera faire des économies.

« En ce qui concerne le trajet, nous avions loué 4 cars pour un peu moins de 200 personnes. Chaque car avait une couleur spécifique étant donné que le week-end s’axait autour de 4 équipes. Dans toutes les régions il y a des sociétés de transports qui mettent en location des bus/cars.

Si vous souhaitez savoir laquelle j’ai choisit vous pouvez me contacter. N’hésitez pas à demander si les personnes responsables du lieu connaissent des sociétés de transport, ils ont l’habitude de recevoir du monde ! »

2. L'imagination au pouvoir
L’imagination se trouve d’abord dans la recherche de financement. Même fait de bric et de broc, un week-end d’intégration atteint rapidement un budget conséquent et il est contraire à l’idée même du week-end que certains ne puissent participer pour de basses raisons financières.

Alors réagissez, et frappez aux bonnes portes, publiques comme privées, en imaginant des partenariats adéquats.

Compagnies de location de cars, vendeurs de boissons, camping… plusieurs sponsors potentiels pourraient être intéressés par les gains d’images auprès des étudiants. Des administrations ont peut-être mission d’aider aux initiatives étudiantes.

D’autres sont sans doute intéressées par votre programme artistique, pédagogique… Soyez persévérants. Comme mon expérience me l’a appris, il faut s’armer de patience quand il s’agit de convaincre quelqu’un de financer vos projets. Mais vous pouvez aussi organiser des événements payants (tournois, soirées…) pour financer d’autres projets.

« Notre week-end s’est quasiment autofinancé. Les sources de revenus étaient multiples: subvention de l’université, association partenaire, prix du week-end…

Nous avions qu’une crainte: le camping et les bus nous demandaient un chèque d’acompte pour réserver, le problème était que nous n’avions pas la somme demandée. Pour ce faire nous avons fait une demande de subvention au près de l’université qui nous a aidé à financer les chèques d’acomptes.

camping piscine toboggan le ruou

Pour le restant, nous avons ouvert les pré-inscriptions au week-end en fin d’année ce qui nous a permis de récolter le montant nécessaire pour réserver le camping et les bus.

Nous avons aussi ouvert ce séjour aux associations qui n’organisaient pas de wei pour leur filière en leur demandant une participation financière, ce qui nous a permis de proposer un tarif moins cher aux étudiants. »

Une des grosses peurs des associations est d’être en négatif sur son compte. Pour être sûr de ne pas l’être, nous avions sondé tous les étudiants concernés en fin d’année pour connaître leur degré de motivation en leur présentant différentes formules avec différents prix.

Les résultats nous ont permis d’aiguiller l’organisation du week-end. N’oubliez pas que chaque année une nouvelle promotion d’étudiants arrivent dans les écoles et universités. Pour la plupart, ils ne connaissent pas le monde étudiant et ses événements, c’est à vous de créer le leur !

3. Le programme !
Voilà que dans la foulée, vous méditez sur le programme de votre événement. Bien sûr, tous les goûts sont dans la nature. L’essentiel est d’avoir bien cerné les objectifs de l’initiative. N’oubliez pas les basics comme les tournois sportifs ou la grande soirée du séjour.

Quelques uns ont l’habitude d’emmener certains de leurs profs quand leur ” week-end ” dure 5 ou 6 jours, pour alterner détente et enseignements. Une association ambitieuse placera évidemment des ateliers pour préparer les projets de l’année ou encore former les étudiants entreprenants.

C’est par ce type d’activité que vous pourrez au mieux organiser la relève. Mais pour un week-end d’intégration, inventer les activités ne devraient pas être un gros problème !

En vrac, je peux vous citer quelques activités de wei: découverte de l’œnologie, épreuves d’athlétisme remaniées, bubble foot, après midi mousse, ventri-glisse, sports co (volley, football, pétanque…), structures gonflables, épervier, course d’orientation, concert d’étudiants, etc.

« Pour notre part, nous avions décidé de diviser le wei en 4 équipes de couleurs. Chaque équipe avait un drapeau et les activités étaient centrées autour d’olympiades. Parmi celles-ci, il y avait le 100m vodka, l’épervier à la truite, le 50m glisse ou encore le tic tac poulpe. Vous pouvez vraiment inventer ce que vous voulez ! »

sono mousse stade

Deux conseils : ne tombez pas dans le bizutage imbécile ; ce n’est certainement pas le meilleur moyen d’intégrer et de préparer l’année. D’autant qu’au fond, le plus dégradant de telles histoires, c’est d’être bourreau, pas victime. Évitez aussi les week-ends de beuverie pure et dure.

Vous savez bien que la gueule de bois fait perdre beaucoup de temps, et celui de votre week-end est aussi précieux que rare. Ou sinon, prévoyez un réveil surprise lors d’un lendemain de soirée !

4. Communiquer l'événement
Nous vivons paraît-il dans une société de l’information. Tout est communication !

Ici, nous parlerons en premier lieu de l’inscription à votre week-end. Ne lésinez pas sur les mails, les publications fb et les affiches pour éviter de partir à dix quand toute une promotion (voir plus) aurait pu être intéressée. Mettez vous à la place d’un étudiant et demandez vous où est-ce que vous pourrez trouver les informations nécessaires à l’inscription.

Avant d’aller plus loin, je vous invite à aller voir le teaser et l’aftermovie du WEI que nous avons organisé. L’objectif est de vous montrer ce qui est faisable en terme de communication et de weekend !

Teaser: https://www.youtube.com/watch?v=MKM8et076iE

Aftermovie: https://www.youtube.com/watch?v=j_QYEnw8gDM

Il faut aussi diriger la communication en direction de ceux qui devraient être vos partenaires. S’ils le sont déjà pour un projet ou un autre, le meilleur moyen qu’ils le demeurent est de mettre en valeur la moindre de vos actions. S’ils ne le sont pas encore, un événement tel que votre week-end peut les convaincre, si vous savez le présenter.

Si vous avez de la matière à communiquer avec des vidéos, n’hésitez pas à les partager et à les présenter lors de la pré rentrée.

« Pour ce qui est de la communication, nous avons tout d’abord réalisé un sondage en fin d’année pour connaître le type d’étudiant qui était dans les différentes promotions. Ensuite nous avons crée des affiches/flyers afin de les placer dans toute l’université. Nous avons aussi réalisé un teaser vidéo en se rendant sur le lieu 5 mois plus tôt.

Pour ce qui est de la communication digitale, nous avons récupérer la liste des mails des étudiants et nous avons créer un événement sur facebook que tout le BDE partageait. Tous les midis nous tenions un stand devant notre bâtiment pour faire la promotion du week-end et pour récupérer les dossiers d’inscriptions.

Pour finir, nous avons fait une présentation de l’association et du week-end lors de la pré rentrée des premières années.

Une soirée d’intégration au début d’année permettra aux étudiants de se connaître et de créer une dynamique de groupe ! »

Ne vous endormez pas quand vous retournez sur votre campus après le week-end, au contraire ! Il s’agit maintenant de faire baver d’envie ceux qui sont passés à côté de l’événement de l’année. D’abord les étudiants grincheux, ronchons, rabats-joie qui vous ont boudés.

Les plus belles photos du séjour convenablement exposées constitueront une réprimande convenable, qui leur ôtera l’envie de recommencer à briller par leur absence l’année suivante. Ensuite les partenaires, qui seront impressionnés par la densité du programme réalisé et le dynamisme de votre association pour le reste de l’année.

Car votre meilleur argument de promotion, ce sont définitivement les projets qui auront été réalisé par votre association !

5. Le jour J
Le Lieu vous attend, les activités sont prêtes, les bus sont déjà pleins. Ne vous détendez pas trop, pourtant. En fonction de la part de bricolage dans la préparation du week-end, les organisateurs ont un rôle qui peut être très ingrat.

Formez donc une équipe large (plus on est de fous, plus on rit), en associant des nouveaux que vous intégrerez d’autant mieux. Trouvez une forme agréable mais ferme de réveil. Vous savez bien que dès le second matin, il est beaucoup plus difficile de se lever à une heure compatible avec le programme prévu. Soyez visibles : si votre groupe est important, les problèmes seront inévitables et il faudra qu’on puisse vous trouver sans retard. Relayez-vous, il est impossible de faire trois nuits blanches de suite et les organisateurs aussi (et surtout) doivent se lever le matin. Ayez toujours un temps d’avance, pour pouvoir se retourner si un partenaire vous fait faux bond, un invité vous fait défaut, des intempéries empêchent ce qui était prévu.

« Nous nous sommes réparties les tâches intelligemment. Un groupe gérait les inscriptions tandis qu’un autre gérait les entrées dans le bus avec les valises en soutes. Sur place, tout le monde a donné un coup de main pour installer les activités et répartir les étudiants dans les logements. Le tout est que chacun sache ce qu’il doit faire. »

Bien pensée et bien menée, l’organisation d’un week-end d’intégration vous permettra de remettre en route votre asso sans même attendre la rentrée universitaire qui a parfois lieu bien tard dans l’année… autant de temps de perdu pour la mise en place de vos projets !

Intégrer les bacheliers dans votre école ou filière, intégrer les étudiants dans votre association, fédérer une communauté qui vous suivra… tout peut être ou but ou prétexte à la mise en place d’une telle action. Loin des plans de certains bizuteurs vexés d’avoir été bizutés l’année précédente, des activités où chacun restent dans son coin,un week-end intelligent permettra de se connaître, de délirer ensemble, et, au final, de garder d’excellents souvenir des premiers pas associatifs des uns et des autres.

Après tout, se faire plaisir, n’est-ce pas la meilleure intégration possible ?