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Organiser une soirée étudiante: Mode d’emploi

soirée en boite de nuit

Organiser une soirée est accessible à tout le monde, que ce soit dans le cadre d’une association étudiante ou autre.

Lorsque je débutais dans le monde associatif et que je devais organiser les soirées étudiantes de mon BDE, j’ai négligé pas mal de points importants.

Dans cet article je vais pour présenter 5 parties importantes de l’organisation d’un soirée étudiante.

Sommaire :

  1. Le concept, le lieu
  2. L’organisation
  3. Le matériel
  4. Les contrats
  5. Les droits d’auteurs

Partie 1 : Trouvez un concept, UN LIEU

C’est une partie à la fois très large vaste et très intéressante.

Que ce soit simplement dans un bar pour un afterwork, ou pour l’événement de l’année dans la boite du coin, tout peut être imaginé.

Dans un premier temps, il faut que la soirée motive les étudiants.

Comment ? Proposer quelque chose d’inédit, un concept qui marche dans les autres université ou alors une soirée lors d’un moment clé (ex: fin d’année).

Exemple de lieux: locaux de l’école, salle des fêtes, boite de nuit, espace naturel (forêt / plage)

Je pense que le mieux est de vous donner 2 exemples tirés de mon expérience.

Exemple 1

Quand j’ai débuté mon association, les étudiants n’étaient pas habitués à se qu’on propose des soirées. Ce que j’ai fait ?

Premièrement il faut travailler au corps une bonne base d’étudiants (20-30) qui vous suivront et qui seront le “socle de la soirée”.

Ensuite, j’ai pris un point clé de l’année: la rentrée. Ce contexte m’a permis d’organiser une soirée d’intégration dans un bar du coin qui avait pour 1er objectif se faire connaître les étudiants entre eux.

Exemple 2

Après la première année d’activité, l’association avait déjà un peu plus de notoriété qu’au démarrage. Ce que j’ai fait ? J’ai regardé toutes les soirées à thème / avec un concept qui se faisait dans les boites de nuit des environs. 

Un des concepts était une soirée “inter-asso” qui devait réunir plusieurs associations dans une boite de nuit avec une ambiance délirante.

Après quelque recherches, j’ai contacté le responsable communication de la boite de nuit en demandant si l’association pouvait faire partie de la soirée, ce qu’il a accepté avec un deal.

Pour ce genre de deal vous devez négocier. Par exemple, pour mon cas nous devons vendre les places de la soirée avec la couleur de notre association (ex: jaune) et nous touchions 70% du prix de chaque entrée.

Un moyen de faire rentrée de l’argent dans les caisses tout proposant une bonne soirée.

Partie 2 : NE VOUS Y PRENEZ pas AU DERNIER MOMENT

Une soirée se prépare au MINIMUM un mois à l’avance.

Fixez au plus tôt la date, de telle sorte qu’elle n’empiète ni sur des vacances ou partiels, ni sur des soirées concurrentes ou autres matchs de foot.

Laissez-vous du temps pour démarcher les sponsors, bars, boites… Et de vendre les préventes !

La salle vous demandera un acompte, d’où l’importance de mettre en place des préventes.

Croyez-moi, même avec plusieurs années d’expérience vous n’êtes pas à l’abri d’un imprévu (malheureusement).

De nombreuses marques sont prêtes à vous aider, surtout si votre projet est susceptible d’attirer beaucoup de monde.

Par exemple lors d’un wei, vous pouvez vous faire sponsoriser les goodies, structures gonflables, etc…

En échange (par exemple) d’une vidéo teaser avec le noms des sponsors et d’un Aftermovie relayé sur tous les réseaux de l’association.

Exemple de concept de soirée étudiante
Exemple de concept de soirée étudiante

Lorsque j’étais dans mon BDE en 3ème année de fac, nous avions organisé une soirée d’intégration dans un bar très proche de l’université.

Il a fallut s’y prendre mi-Août pour pouvoir commencer à organiser la soirée pour mi-Septembre.

On peut penser que ce n’est pas grand chose car le bar s’occupe de tout, mais en réalité il y a la communication de la soirée (affiches, flyers, passage en amphi), l’estimation du nombre de personne, la mise en place de navettes, l’organisation d’un after etc.

Comme le bar était très proche, nous avions fait un convoi à pieds pour instaurer une ambiance avant la soirée.

Toutes sortes d’idées peuvent être misent en place et elles ne nécessitent pas forcément d’argent !

Partie 3 : PENSEZ AU MATÉRIEL

Très important le matériel !

N’oubliez pas que vous ne pouvez pas vendre d’alcool par vous même !

Vous pouvez néanmoins proposer des verres d’alcool officieusement payé dans le prix de l’entrée mais officiellement offert lors de la soirée (avec un quota).

Vous devez également prévoir la sono.

Le plus simple étant de louer les services d’un DJ qui possède déjà le matériel nécessaire.

Pensez aux étudiants ! Un étudiant sans visibilité avec une passion pour la musique électro pourra très certainement assurer la musique pendant la soirée.

Si jamais la soirée se déroule dans un bar ou une boite de nuit, la question ne se pose pas nécessairement.

Enfin pensez à tout les à côté: la soirée est-elle desservie par les transports en commun ? Est-elle assez proche de la majorité des étudiants ? Faut-il prévoir des déguisements, confettis, peinture … ?

Pour finir, n’oubliez pas que vous pouvez contacter d’autres associations pour vous entraider.

concert armin va bureen

 

Partie 4 : Les contrats

C’est le moment de signer des contrats.

ATTENTION, ce n’est pas systématique (voir assez rare sur une année), surtout si la soirée est en boite de nuit, bar …

Mais si vous choisissez les locaux de l’école, une salle des fêtes, un camping pour le WEI, …

Vous ne pourrez y échapper.

Établissez un contrat avec le propriétaire du lieu choisi sur lequel seront spécifiées les responsabilités de chacun.

Attention à bien lire les engagements ! C’est la seule façon d’éviter toute mauvaise surprise.

signer un contrat

Sans parler de contrat, faites quand même attention aux boites de nuits.

Si vous choisissez d’y organiser votre soirée, assurez-vous qu’elle respecte bien les accords que vous avez passés avec elle.

Je vous donne un exemple concret: lorsque mon association était naissante et pas assez connue, nous avions dû courir après la boite où nous avions participé à une soirée étudiante afin de récupérer notre part.

Assurez-vous également pour tout incident qui ne serait pas couvert par le contrat souscrit.

Par exemple, il suffit d’une indigestion pendant la soirée du WEI pour que votre responsabilité soit engagée.

Enfin, prévoyez une équipe de surveillance, professionnelle ou non, indispensable pour empêcher tout débordement si vous choisissez d’organiser la soirée dans une salle indépendante.

Partie 5 : (optionnel) droits d’auteurs

Musique = Auteur(s) = Sacem.

En d’autres termes, si vous gérez la musique et que la soirée est “publique” (ouvert à tous) vous êtes sensés payer la SACEM.

Concrètement, vous devrez vous acquitter des droits d’auteur qui protègent toutes les œuvres musicales non tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l’auteur).

Honnêtement, entre vous et moi, 80% du temps les structures autour de moi ne les payaient pas. A vous de voir.

Pour obtenir l’autorisation de diffusion, prenez contact avec la Sacem de votre région ou remplissez directement le formulaire de déclaration sur www.sacem.fr.

Les forfaits sont établis en fonction de la superficie de la salle et du prix d’entrée fixé.

Soyez malin, en réglant vos droits avant la soirée, vous bénéficierez d’une réduction de 20 %.

Concernant les boites de nuits et les bars, vous n’avez pas besoin de vous préoccuper de ces droits étant donné que vous êtes déjà dans une structure spécifique.


Une autre part importante de l’année université est le week-end d’intégration.

Il faut comprendre les principes du wei et savoir comment l’organiser. J’en parle dans mon article sur comment organiser un week-end d’intégration ! 😉

Maintenant que vous avez toutes les clés nécessaires pour organiser votre soirée étudiante, il est maintenant temps d’agir !

Et n’oubliez pas de m’envoyer l’invitation 😀

 

One comment

  • Les conseils ainsi que les idées que tu donnes sont très intéressants. La plupart du temps, le souci que je rencontrais lorsque j’organisais des soirées à thème, c’est que des gens ne respectaient pas cela, surtout mes amis.

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